Forside

På forsiden av Miljødirektoratets tilbudsportal finner du før innlogging to hovedfunksjoner: innlogging og åpne konkurranser. I tillegg vil alltid menyvalgene Språk, Hjelp og Kontakt systemansvarlig finnes øverst på alle sider.

Innlogging

For å kunne levere tilbud på en konkurranse må du være innlogget i løsningen, samt være tilknyttet et firma. Hvis du allerede har en bruker i løsningen logger du enkelt inn med brukernavn (e-postadresse) og ditt selvvalgte passord.

Ny bruker

For å opprette ny bruker, trykk på Ny bruker. Du tas da til en registreringsside. Fyll inn fullt navn, brukernavn (e-postadresse), ønsket passord og trykk Registrer bruker.

Du vil da motta en bekreftelses-epost (sjekk spam-boks dersom du ikke mottar noe), i denne e-posten ligger en lenke du må trykke på for å bekrefte registreringen. Når det er gjort kan du logge inn i tilbudsportalen som tidligere beskrevet.

Glemt passord

Dersom du har glemt ditt passord kan du be om å få satt nytt passord ved å trykke på Glemt passord?.

Knytt til firma

Som bruker må du være tilknyttet et firma for å levere tilbud i Milødirektoratets tilbudsportal. Det er mulig å være tilknyttet mer enn ett firma – man må da aktivt velge hvilket firma man representerer før man jobber med sitt tilbud, da et tilbud leveres på vegne av et firma. Over knapperaden i portalen vil du alltid se hvilket firma du for øyeblikket representerer, eks. «Du representerer Trygge Tjenester AS».

Ved første innlogging tas du til et skjema for knytting til firma. Her kan du enten søke på organisasjonsnummer eller organisasjonsnavn, løsningen gjør så oppslag mot Enhetsregisteret. Søketreff på org.nummer/-navn vises, og du kan trykke på Knytt til for å knytte din bruker mot ønsket firma. Du representerer nå dette firmaet.

Denne skjermen viser hvilke firma du er knyttet mot, og trykk på knappen Velg for å velge å representere ett av dine firmaer.

Logg ut

For å logge ut av tilbudsportalen, trykk Logg ut. Dersom du lukker nettleseren/nettleserfanen eller er inaktiv i portalen i mer enn to timer vil du automatisk bli logget ut, og må logge inn på nytt for å jobbe videre med ditt tilbud.

Åpne konkurranser

På forsiden vises eventuelle åpne konkurranser fra Miljødirektoratet. For hver konkurranse vises tittel, en kort beskrivelse og tilbudsfrist. For å lese mer og for å melde interesse for en åpen konkurranse, logg inn i løsningen.

Forside – innlogget

Når du er logget inn i tilbudsportalen vil du se en liste med dine aktive konkurranser, hvis du har noen. Listen viser konkurransens navn, tilbudsfrist og status i konkurransen.

Under dine aktive konkurranser vises alle åpne konkurranser fra Miljødirektoratet. Trykk på Les mer for å gå inn i en konkurranse og laste ned konkurransegrunnlaget, eller trykk Meld interesse for å direkte melde interesse for konkurransen.

Til høyre på forsiden vises oversikter over viktige frister og varsler fra alle dine aktive konkurranser. Frister som vises er spørsmålsfrist, tilbudsfrist, vedståelsesfrist osv. Varsler som vises på forsiden inkluderer varsler om nye meldinger og viktige hendelser i en av dine aktive konkurranser. Du kan trykke på et varsel for å gå direkte til hendelsen i den aktuelle konkurransen.

Detaljer (konkurranse)

Detaljsiden for en konkurranse har flere faste elementer: status, dokumenter, frister og varsler.

Statusboksen oppe til høyre viser status for ditt tilbud i konkurransen. Status kan f.eks. være «Meldt interesse», «Manglende dokumenter» (ved tilbudslevering), «Klar til å levere» (ved tilbudslevering), «Ikke vurdert» (etter levert tilbud). Før du har meldt interesse i en konkurranse kan du også gjøre dette fra knapp Meld interesse i statusboksen.

På detaljsiden vises også en liste over dokumenter i konkurransegrunnlaget. For hvert dokument vises dato for publisering samt en knapp for å laste ned dokumentet. Under listen ligger en knapp for å laste ned alle filene samlet. Dersom nye filer som legges til i konkurransegrunnlaget underveis i konkurransen merkes disse spesielt.

Til høyre i detaljsiden vises som på forsiden oversikter over viktige frister og varsler, men viser nå kun frister og varsler for den aktuelle konkurransen.

Dialog med Miljødirektoratet

Tilbudsportalen har en egen modul for dialog med Miljødirektoratet. Her kan du som leverandør stille spørsmål til saksbehandler i konkurransen, besvare eventuelle forespørsler fra saksbehandler, samt lese svar på spørsmål og eventuell tilleggsinfo publisert av saksbehandler i konkurransen.

Spørsmål til Miljødirektoratet

Til venstre ligger en tekstboks hvor du kan skrive ditt spørsmål til saksbehandler i konkurransen. Du har også mulighet til å legge ved et vedlegg dersom dette er nødvendig. Skriv inn spørsmålstekst og trykk Send inn for å sende spørsmålet.

Det anbefales å formulere spørsmålet sitt slik at det ikke avslører detaljer om eget tilbud i konkurransen, da spørsmålet og svar på dette kan bli publisert til alle deltakere i konkurransen.

Miljødirektoratets svar på spørsmål

Ditt innsendte spørsmål vises umiddelbart i listen til høyre i skjermbildet. Når saksbehandler besvarer ditt eller andres spørsmål markeres dette med fet tekst og eget ulest-ikon i listen, samt varsles i systemet.

Saksbehandler har mulighet til å redigere (anonymisere) spørsmålsteksten før det besvares og publiseres, og har også mulighet til å svare på spørsmålet kun til deg og ikke til alle. Direkte svar markeres i listen over spørsmål, svar og tilleggsinformasjon («Spørsmål besvart direkte»).

Andre leverandørers innsendte spørsmål vises ikke i din oversikt før saksbehandler eventuelt velger å besvare spørsmålet til alle leverandører, eventuelt etter redigering.

Tilleggsinfo fra Miljødirektoratet

Saksbehandler kan publisere tilleggsinformasjon i konkurransen via dialogmodulen. På samme måte som ved svar på spørsmål markeres tilleggsinformasjon med fet tekst og ulest-ikon. Tilleggsinformasjon kan ha vedlegg, disse vises og kan lastes ned direkte i visningen.

Lever tilbud – ID-porten

For å laste opp og levere dine tilbudsdokumenter trykker du på menyvalget Lever tilbud.

Statusboksen oppe til høyre på siden viser innleveringsstatus på ditt tilbud, samt tilbuds- og vedståelsesfrister. Påkrevde tilbudsdokumenter beskrives i konkurransegrunnlaget, og det er leverandørens ansvar å laste opp og levere et fullstendig tilbud.

Dine dokumenter

I oversikten Dine dokumenter kan du fritt laste opp, erstatte og slette dokumenter som inngår i ditt tilbud i konkurransen. For hvert dokument som lastes opp vises dato og klokkeslett for opplasting. Du må ha lastet opp minst ett dokument for å kunne levere et tilbud.

Levere tilbud

Tilbudslevering er mulig fram til konkurransens tilbudsfrist.

For å levere tilbud på vegne av ditt firma må du identifisere deg elektronisk ved bruk av ID-porten – en felles innloggingsløsning til offentlige tjenester på internett. ID-porten støtter e-ID via MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass og Commfides. Les mer om ID-porten på Difis nettsider.

Når du har lastet opp alle påkrevde dokumenter i konkurransen trykker du på Lever tilbud for å foreta en offisiell innlevering av ditt tilbud. Du tas da til en innloggingsside for ID-porten. Følg instruksjonene på innloggingssiden for å identifisere deg elektronisk før innlevering. Dersom du avbryter eller ikke fullfører e-identifiseringen vil du ikke få levert ditt tilbud

Etter vellykket e-identifisering vil ditt tilbud få status som levert, og du får en kvittering på dette på skjermen. Etter passert tilbudsfrist må tilbudet vedstås fram til konkurransens vedståelsesfrist.

Endre tilbud

Endring av tilbud er mulig fram til konkurransens tilbudsfrist. Etter dette må tilbudet vedstås fram til konkurransens vedståelsesfrist.

Det er ikke mulig å slette eller endre innleverte dokumenter, eller legge til nye dokumenter, etter at tilbudet er levert. For å gjøre endringer i ditt innleverte tilbud, trykk på Trekk tilbud. Dette låser opp ditt tilbud for redigering. Når du har gjort de ønskede endringer trykker du igjen på Lever tilbud.

Trekke tilbud

Dersom du ikke kan eller ønsker å vedstå ditt tilbud i konkurransen må du trekke tilbudet før tilbudsfristen. For å trekke ditt tilbud, trykk på Trekk tilbud.

ESPD-skjema

I konkurranser med verdi over EØS terskelverdi skal ESPD-skjema (elektronisk egenerklæringsskjema) leveres som del av leverandørens kvalifikasjonsdokumentasjon.

Utfylling av ESPD-skjema er tilgjengelig via egen lenke under fanen Lever tilbud. Systemet kontrollerer opplastet fil for validitet og advarer brukeren hvis noen av leverandørens svar i skjemaet kan være grunnlag for avvisning av tilbudet. Når skjemaet er ferdig utfylt kan det overføres direkte til siden for tilbudsdokumenter. ESPD skjemaet håndteres i systemet som xml-format, og vil ikke være lesbart etter at det er lagt til som tilbudsdokument.

ESPD-skjema for underleverandører eller andre samarbeidspartnere

Dersom du som leverandør støtter deg på en annen leverandør sin kompetanse eller kapasitet for å oppfylle et kvalifikasjonskrav i den aktuelle konkurransen må det leveres et eget ESPD-skjema for denne leverandøren.

Hovedleverandør må levere ESPD-skjema på vegne av underleverandør som del av tilbudsinnleveringen. Underleverandør kan benytte Miljødirektoratets tilbudsportal for å opprette ESPD-skjema eller bruke ESPD-skjema som er generert fra annen KGV løsning. ESPD-skjema fra annen KGV løsning må leveres i PDF-format. For å benytte Miljødirektoratets tilbudsportal må underleverandør være pålogget med egen bruker og benytte lenke for ESPD-skjema fra tilbudsportalens forside. Etter at ESPD-skjemaet er ferdig utfylt kan det lastes ned (xml-fil) og sendes til hovedleverandør.

Laste opp kvalifikasjonsdokumenter

Miljødirektoratet kan når som helst i en konkurranse etterspørre dokumentasjon på en leverandørs kvalifikasjonsgrunnlag, men typisk skjer dette etter tilbudsåpning er foretatt og forespørres innstilt leverandør. Dette varsles leverandøren gjennom tilbudsportalens dialogmodul.

Kvalifikasjonsdokumenter lastes opp, endres og slettes via tilbudssiden på samme måte som leverandørens tilbudsdokumenter.

Det vil også være mulig å laste opp kvalifikasjonsdokumenter før tilbudsfrist og uten å bli forespurt av Miljødirektoratet.

Kunngjøring av vinner

Etter at tilbudsfristen er over vil saksbehandler kunne foreta tilbudsåpning i systemet. Deretter vil alle innkomne tilbud i konkurransen evalueres, kvalifikasjonsdokumentasjon innhentes, og til slutt vil en leverandør innstilles som vinner.

Saksbehandler produserer tildelingsbrev i løsningen, og disse tilgjengeliggjøres for alle aktive leverandører i konkurransen via dialogmodulen. Varsel om tildeling sendes både i løsningen og på e-post til alle aktive leverandører, som da må logge inn i tilbudsportalen for å laste ned og lese tildelingsbrevet.

Avvisning

Dersom saksbehandler etter anskaffelsesforskriften må avvise et tilbud foretas dette i løsningen. Les mer om avvisning i regjeringens veileder.

Saksbehandler produserer avvisningsbrev i løsningen, og dette tilgjengeliggjøres for den aktuelle leverandøren via dialogmodulen. Varsel om avvisning sendes leverandøren både i løsningen og på e-post, som da må logge inn i tilbudsportalen for å laste ned og lese avvisningsbrevet.

Klager

Klager håndteres ikke i tilbudsportalen. Informasjon om klagerett og klageinstans er beskrevet i konkurransegrunnlaget, samt i utlysning på Doffin for konkurranser som kunngjøres der.